Empleados y legajos

El módulo Personal te permite llevar los legajos de tu equipo, saber quién fichó, con qué horario trabaja cada uno y gestionar licencias, horas extra y comunicados. Todo arranca en Personal > Empleados, donde están los legajos de la organización. Los ítems del día a día (Empleados, Asistencia, Correcciones, Licencias, Comunicados y Documentos) están en la columna de Personal; lo que se configura una sola vez (Horarios, Franjas horarias, Feriados, Sedes y kioscos y Directorio) está en Personal > Configuración.

Cómo cargar un empleado

1. Entrá a Personal > Empleados y hacé clic en Cargar empleado.
2. Completá el formulario del legajo. Nombre, apellido, tipo y número de documento y email son siempre obligatorios (se marcan con asterisco). El tipo de documento arranca en DNI; también están Libreta de Enrolamiento, Libreta Cívica, Cédula de Identidad y Pasaporte.
3. Elegí la sede donde trabaja (o dejá Sin sede) y, si corresponde, su supervisor. El supervisor es otro empleado activo: es quien va a poder aprobar las correcciones, licencias y horas extra de esta persona desde la intranet.
4. Completá el resto de los datos que tu organización haya dejado visibles (CUIL, teléfono, fecha de nacimiento, domicilio, fecha de ingreso, número de legajo y los campos propios que hayas agregado). La fecha de ingreso es importante: con ella se calculan los días de vacaciones que le corresponden.
5. Hacé clic en Crear empleado. Te lleva al legajo recién creado, donde ya podés asignarle un horario e invitarlo a la intranet.

Las sedes que aparecen son las sucursales de tu organización. Si necesitás una nueva, cargala primero en Ventas > Configuración > Sucursales.

Importar varios empleados desde Excel

1. En Personal > Empleados hacé clic en Importar desde Excel.
2. Hacé clic en Descargar plantilla y completá una fila por empleado.
3. Subí el archivo (.xlsx, .xls o .csv, hasta 5 MB) y hacé clic en Validar. Peakly te muestra cuántas filas son válidas, cuántas tienen error y el mensaje de cada fila, sin guardar nada todavía.
4. Si el resultado está bien, hacé clic en Importar N empleados. Si hay errores, hacé clic en Volver, corregí el archivo y volvé a validar.

La lista de empleados

La tabla muestra Nombre, Documento, CUIL, Email, Sede, Estado (Activo o Inactivo) y Acceso (Con acceso si el empleado ya tiene su usuario en la intranet, Sin acceso si no, con la marca PIN cuando configuró un PIN para fichar). En el celular se reduce al nombre (con el documento debajo) y el estado. Podés buscar por nombre, documento o email, y filtrar por estado (Activos, Inactivos, Todos) y por sede. Hacé clic en una fila para abrir el legajo.

Si tildás uno o varios empleados activos aparece la barra con Asignar horario, para darles el mismo horario de una vez, y Cambio de horario, para cargarles un franco o un turno distinto en una fecha puntual (ver Horarios y franjas horarias).

El legajo de cada empleado

Al abrir un legajo ves, de arriba hacia abajo: el formulario con los datos (Guardar cambios), la tarjeta Horario (horario vigente, próximo e historial), la tarjeta Cambios de horario (francos y turnos puntuales), y la tarjeta Acceso a la intranet (invitación y celulares). Arriba a la derecha, el botón Ver asistencia abre el historial mensual de esa persona; desde ahí, la ruta de migas Empleados / nombre te trae de vuelta.

Campos del legajo: qué datos pedir

Cada organización decide qué datos lleva el legajo. Andá a Configuración > Campos del legajo: es la Configuración general de la organización (la entrada Configuración al pie del menú lateral, donde también están Cuenta y Miembros), no la de Personal. La página existe solo si Personal está habilitado.

• Los campos de sistema (nombre, apellido, documento y email) aparecen arriba con la etiqueta Siempre obligatorio y no se pueden cambiar.
• En los demás campos elegí la Visibilidad: Obligatorio, Opcional u Oculto (no aparece en el formulario).
• Activá Editable por el empleado si querés que la persona pueda modificar ese dato desde su perfil en la intranet.
• Con las flechas Subir y Bajar cambiás el orden en que se muestran.
• Con Agregar campo personalizado sumás datos propios: ponés el Nombre del campo, el Tipo (Texto, Número, Fecha, Lista o CUIL) y, si es una Lista, las opciones separadas por coma (por ejemplo S, M, L, XL). El campo se agrega al legajo de todos los empleados. Los campos personalizados se pueden eliminar con el ícono de papelera.
• El campo Cargas de familia (Sí/No) se usa para el tope de licencia paga por enfermedad (art. 208 LCT): con cargas de familia el tope se duplica. Si no se informa, cuenta como No.
• Los cambios no se aplican hasta que hacés clic en Guardar.

Dar de baja y reactivar

Desde el menú de acciones de cada fila elegí Dar de baja, indicá la Fecha de baja y confirmá. Al dar de baja a un empleado se revocan sus dispositivos y su acceso a la intranet, y deja de poder fichar. El legajo y su historial se conservan: lo ves con el filtro Inactivos o Todos. Para volver a activarlo usá Reactivar en el mismo menú.