Sedes y kioscos de fichaje

Los empleados fichan escaneando con su celular un código QR que muestra una tablet en la sede: el kiosco. También pueden fichar desde la app de Peakly usando la ubicación del celular, si la sede lo habilita. En Personal > Configuración > Sedes y kioscos configurás la ubicación de cada sede, vinculás las tablets y definís los controles de seguridad del fichaje.

Configurar una sede

La tabla Sedes lista las sucursales de tu organización con su Radio (más las marcas PIN y App · ubicación cuando esos métodos están habilitados), la modalidad de Foto y la cantidad de Kioscos. Hacé clic en el ícono de configuración de una sede para abrir el panel con su configuración de fichaje.

• Latitud y Longitud: la ubicación de la sede. Podés cargarlas a mano o hacer clic en Usar mi ubicación actual estando en el lugar. Si cargás una, cargá la otra (o dejá las dos vacías).
• Radio permitido (metros): entre 20 y 5000. Un fichaje hecho fuera de ese radio queda marcado para revisión.
• IPs o redes permitidas (opcional): una por línea, por ejemplo la IP pública de la oficina. Peakly recomienda cargarla: sin ella, un QR fotografiado y reenviado junto con una ubicación simulada puede pasar sin marcarse para revisión.
• Foto al fichar: Desactivada o Evidencia (solo para revisión manual). Con Evidencia, el kiosco toma una foto que después ves en el detalle del fichaje.
• Retención de fotos (días): entre 1 y 730.
• Permitir fichar con DNI + PIN (sin celular): habilita el respaldo para empleados sin celular en los kioscos de esa sede.
• Permitir fichar desde la app con ubicación: ver la sección siguiente.

Fichar desde la app con ubicación

Si activás Permitir fichar desde la app con ubicación, el empleado ficha desde la app de Peakly en su celular sin escanear el QR: la ubicación del celular tiene que estar dentro del radio de la sede, y la app le pide igual la passkey (huella, cara o PIN del teléfono). Para activarlo la sede necesita tener cargadas la latitud y la longitud; si no, Peakly te avisa "Para fichar desde la app con ubicación, cargá la ubicación de la sede".

Al activarlo aparece el campo Fuera del radio, que decide qué pasa cuando el celular está lejos de la sede:

• Rechazar: el fichaje no se registra.
• Aceptar como observado: el fichaje se registra y queda para tu revisión.

En la lista de sedes, la marca App · ubicación muestra al pasar el mouse cuál de las dos políticas tiene la sede. Los links de invitación y de fichaje (/equipo/invitacion y /equipo/f) abren directo la app de Peakly si el empleado la tiene instalada.

Fichaje remoto

Para vendedores, técnicos o home office: el empleado ficha desde la intranet (Fichar remoto), sin QR y fuera de la sede, con la ubicación del celular y la passkey. Viene Desactivado para todos. Se habilita por empleado en su legajo (Personal > Empleados, tarjeta Fichaje remoto) eligiendo el modo y haciendo clic en Guardar:

• Desactivado: solo ficha en la sede.
• Lugares definidos: la ubicación se mide contra los lugares cargados para ese empleado (con Agregar lugar) y los de toda la empresa.
• Libre: puede fichar en cualquier lugar; se guarda la ubicación.

Cada lugar tiene Nombre (por ejemplo Casa, Cliente X u Obra Y), Latitud, Longitud (copialas de un mapa o usá Usar mi ubicación estando ahí) y Radio (metros), entre 20 y 5000. Los lugares que valen para todos se cargan en esta página, en la sección Lugares para fichaje remoto. Un lugar que ya no se usa se Archiva: deja de contar y los fichajes anteriores no cambian.

Cómo ves de dónde vino cada fichaje

En el detalle de cada fichaje (Personal > Asistencia, haciendo clic en una fila) el campo Origen dice cómo se registró: Kiosco · QR, Kiosco · DNI + PIN, Corrección (cargada a mano), App · ubicación o Remoto (con el lugar remoto y un link Ver en mapa). Los fichajes desde la app también muestran esa etiqueta en el tablero diario. Además pueden traer dos anomalías propias: Desde la app, sin QR (es informativa, porque no se escaneó ningún kiosco) y Ubicación simulada (el celular informó una ubicación falsa). Revisalas como cualquier otro fichaje observado.

Vincular un kiosco

1. En Personal > Configuración > Sedes y kioscos, sección Kioscos, hacé clic en Nuevo kiosco.
2. Elegí la Sede y escribí el Nombre del kiosco (por ejemplo Recepción).
3. Peakly te muestra un código de vinculación de 8 caracteres. Se muestra una sola vez y vence en 10 minutos.
4. En la tablet abrí tu dirección de Peakly seguida de /kiosco. En la pantalla Vincular este kiosco ingresá el código y tocá Vincular.
5. El kiosco pasa a estado En línea y empieza a mostrar el QR.

El estado de cada kiosco puede ser Pendiente de vincular, En línea, Sin señal o Revocado; también ves su Última señal. Si el código venció o ya se usó, abrí el menú de acciones del kiosco y elegí Nuevo código. Si la tablet se pierde o ya no se usa, elegí Revocar: deja de generar QR válidos de inmediato y no se puede deshacer.

Cómo se ficha en el kiosco

El kiosco muestra la hora, el texto "Escaneá con tu celular para fichar", un QR que cambia cada 15 segundos y las últimas entradas y salidas. El empleado escanea el QR, confirma con huella, cara o PIN del celular (passkey), y ve la entrada o salida registrada. Peakly además toma la ubicación del celular y verifica el QR, el celular registrado y la distancia a la sede. Los errores más comunes que ve el empleado son: el código venció (tiene que escanear de nuevo), todavía no registró su celular, ya fichó con ese mismo código o hizo demasiados intentos.

Fichar con DNI y PIN

Si la sede habilitó el respaldo, el kiosco muestra el botón ¿Sin celular? Fichá con tu DNI. El empleado ingresa su documento y su PIN en el teclado numérico, y elige Automático, Entrada o Salida. Si la sede tiene foto activada, el kiosco toma una foto. Si el DNI o el PIN son incorrectos, o hubo muchos intentos, el kiosco avisa que pruebe de nuevo (el bloqueo dura 15 minutos). Estos fichajes se marcan como "Fichó con DNI y PIN".

Recordatorio de salida olvidada

Arriba de la página, la tarjeta Configuración de asistencia tiene el interruptor Recordar a los empleados que no registraron la salida. Al activarlo elegís la hora del recordatorio, de 17:00 a 23:00. Los cambios se guardan al instante.

Recordatorio de aprobaciones pendientes

En la misma tarjeta, Recordatorio de aprobaciones pendientes viene Apagado. Si elegís un plazo (sugerido: 48 h), todos los días a las 09:00 Peakly manda un mail a cada supervisor —o, si el empleado no tiene, a los administradores— con las licencias, correcciones y horas extra que siguen pendientes después de ese tiempo. Cada persona recibe como máximo un mail por día.

Recalcular días

Un cambio en la política de horas extra, en las pausas no pagas o en un horario se aplica a los días que se calculan desde ese momento: los días anteriores no cambian. Al guardar alguno de esos cambios, el aviso trae el botón Recalcular…; también podés hacer clic en Recalcular días… en la tarjeta Configuración de asistencia. Elegí Desde y Hasta (hasta 93 días por vez, nunca días futuros) y, si querés, en Empleados elegí a quiénes recalcular (si no elegís ninguno, se recalculan todos); después hacé clic en Recalcular. Un aviso muestra el avance; las horas trabajadas, ausencias, horas extra y banco de horas de esos días quedan con la configuración actual.

Conceptos para sueldos

La sección Conceptos para sueldos define las columnas de Asistencia > Novedades del mes: Horas trabajadas, Horas extra 50 % y 100 %, Horas nocturnas, Ausencias, Llegadas tarde, Banco de horas (crédito y débito) y un concepto por cada tipo de licencia. Con Editar abrís el concepto y cargás el Código en tu sistema de sueldos, el Nombre de la columna y si se incluye en el export (Incluir en el export). Con código, la columna se titula con el código; sin código, con el nombre. La unidad (horas o días) la fija el concepto. Dos conceptos incluidos no pueden compartir código.